הרעיון של "משרד ללא נייר" אינו מובן לעתים קרובות. עובדי משרד רבים מניחים כי המושג "ללא נייר" מתייחס להדרה מוחלטת של נייר מכל המטלות היומיומיות, ברור לגמרי שזה לא פתרון מעשי עבור חברות רבות. המשמעות האמתית של "משרד ללא נייר" היא להפחית את צריכת הנייר בכל מקום אפשרי על ידי שימוש בו רק כאשר נדרש. ארגונים שמצליחים לעשות את זה זוכים למגוון רחב של הטבות.
"משרד ללא נייר" חוסך זמן וטרחה
הוכח שעצם המעבר לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" חוסכת לחברות הרבה זמן, כסף וטרחה. בהתחלה, המעבר מעבודה מבוססת נייר לסביבת עבודה המבוססת על שיטות דיגיטליות נשמע כמו משימה מורכבת למדי, אבל זה בעיקר בשל העובדה שהעובדים נאלצים לשנות את תהליכי העבודה המוכרים להם בתהליכי עבודה חדשים. חלק מהחברות עדיין לא משוכנעים ביתרונות של "משרד ללא נייר" והן אינן מצטרפות לטרנד.
להלן קצת מספרים למי שרוצה להבין כמה כסף עולות פעולות המתבצעות מידי יום בכל ארגון ומשרד:
80 ש"ח להדפסת מסמך, 450 ש"ח למציאת מסמך שתויק בטעות במקום אחר, 850 ש"ח לשחזר מסמך אבוד. 7.5% מכל המסמכים במשרד הולכים לאיבוד, 3% מהמסמכים מתויקים במקומות אחרים בטעות. עובדי משרד משקיעים 5-15% מהזמן שלהם בקריאת מסמכים, אבל הם משקיעים זמן רב יותר בחיפוש אחר מסמכים אבודים.
מתמטיקה פשוטה מראה עובדים מבזבזים זמן רב מידי על חיפוש מסמכים אבודים ובאמצעות סריקת מסמכים ותיוקם במערכת ניהול מסמכים חכמה הם יוכלו למנוע 100% מהמקרים של אבדן מסמכים או תיוקם במקום לא מתאים. וזה לפני שדיברנו על עלויות הדיו, עלויות הנייר, עלויות ההדפסה והמדפסות (כולל ביטוח ותיקונים) לאורך השנה.
"משרד ללא נייר" במחלקת הנהלת חשבונות
עבודה ללא נייר מתבצעת במגזרים שונים ובהתאם לכך יישומים פנימיים משתנים בהתאם לדרישות הספציפיות של כל חברה. לדוגמה: תוכנת ניהול מסמכים במחלקות שונות במשרד מזרזת את זרימת העבודה והמעקב אחר התהליכים השונים, כולל הגעה, חתימה, ביקורת, תיוג ואחסון בתיקיה המתאימה. בדרך כלל מחלקת הנהלת חשבונות עושה שימוש מצוין בטכנולוגיה הדיגיטלית כדי לשפר את היעילות והביקורת הפנימית. חברות המשתמשות במערכת חשבונאית מבוססת ענן יכולות לצרף מסמכים תומכים לעסקות שונות באמצעות סריקת חשבוניות, הזמנות ותעודות משלוח חתומות המצורפות לתיק הדיגיטלי המסוים.
לא רק מחלקת הנהלת חשבונות עושה שימוש מצוין במסמכים סרוקים. גם מערכות מבוססות אינטרנט בחברות שבאופן שיגרתי שולחות חוזים או תיעוד אחר מחוץ לארגון עושות שימוש מצוין בכך. השיטה הידנית יכולה להיות ארוכה ומסורבלת וכזו שצוברת ערימות של ניירת בתהליך, כאשר הסבירות של אבדן מסמכים בדרך עולה מתחנה לתחנה. לאלה החוששים מעניין אבטחת המידע נבשר שמערכות דיגיטליות מאפשרות למשתמשים למצוא מסמכים וחוזים הרבה יותר בקלות ואבטחת המידע בכל אחת מתחנות המעבר שלהם, הרבה יותר טובה מאשר אבטחת המידע של מסמכי הנייר.
לפרטים נוספים היכנסו לאתר www.documents.co.il
להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060