ארגונים רבים משנעים את הסחורה שלהם באמצעות תעודות משלוח. מוביל הסחורה מחתים את מקבל הסחורה ומחזיר את תעודת המשלוח חתומה למשרד. התעודה החתומה מהווה אסמכתא שהטובין התקבלו אצל הלקוח ולא תוכל להיטען בעתיד טענה שהסחורה לא הגיעה ליעדה. אם המחלקה הלוגיסטית בארגון עובדת בצורה מסודרת, תעודות המשלוח החתומות מתויקות ונשמרות היטב לכל צורך עתידי. אך מה יעשה הארגון אם חלילה המשרד עלה באש וכל התיעוד נשרף? כיצד הוא יוכל להציג אסמכתא על אספקת הטובין ללקוח? מה יקרה אם התעודה פשוט אבדה או לא תוייקה במקומה?
לשם כך יש צורך ליצור גיבוי דיגיטלי ולעבור לעבוד במתכונת "משרד ללא נייר". עבודה עם קבצים דיגיטליים המכילים נתונים במקום עם מסמכי נייר מכילה יתרונות שלא תמיד רואים מיד בעין. חברות העושות מעבר לעבודה עם תוכנת ניהול מסמכים ואינן מסתמכות יותר רק על מסמכי נייר מגלות תוך זמן קצר שהיתרונות עולים בהרבה על החסרונות.
אם כן מהם היתרונות בעבודה עם תוכנה לניהול המסמכים?
באופן כללי ארגונים בוחרים לעבור ל"משרד ללא נייר" ועבודה עם קבצים דיגיטליים כדי לחסוך בעלויות, לפנות שטחי משרד יקרים ולאפשר לעובדים לאתר ולשתף במהירות מסמכים הנדרשים במהלךהיום. בדרך כלל תוך זמן קצר מהתקנת תוכנת ניהול למסמכים כל היתרונות האלה באים לידי ביטוי באמצעים דיגיטליים, אבל יש גם מספר יתרונות "מוסתרים" הקשורים לתוכנה לניהול מסמכים שאינם נראים ישירות לפני שמתחילים לעבוד איתה. הכרת היתרונות הללו יכולים להשפיע על בעלי עסקים ומנהלים המתנגדים נחרצות לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר".
חיסכון בעלויות חומרים מתכלים
עבודה עם מערכת לניהול מסמכים תביא להפחתה דרמטית של נייר, מדפים, קלסרים, ארונות תיוק, עלויות דיו ותחזוקת מדפסות, אבל מה שלא רואים בעין זו הפחתה משמעותית גם בציוד משרדי כגון סיכות שידוך , מהדקי נייר, מחוררים, שדכנים, ניילוניות, אוגדנים, תיקיות וקלסרים.
חסכון בנייר ותרומה אקולוגית
עבודה עם מערכת ניהול מסמכים מפחיתה את ההשפעה השלילית שיש בשימוש בנייר על הסביבה. הירידה בשימוש בנייר היא גדולה וכפועל יוצא, כאשר חברות קונות פחות נייר, הביקוש קטן וזה מקטין את כריתת העצים המשמשים לייצור הנייר. כמו כן על ידי מעבר לעבודה עם תוכנת ניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי), חברות חוסכות גם בשימוש בחשמל. פחות עבודה עם מדפסות, פחות שטחי אחסון הצורכים תאורה, ופחות עלויות נילוות הנובעות מבזבוז חשמל. למי שמרים גבה חשוב לדעת שעבודות הדפסה קטנות עולות כסף ומדפסות עדיין צורכות חשמל גם כשהן במצב המתנה.
חסכון בזמן
עבודה במתכונת "משרד ללא ניירת" חוסכת הרבה זמן. מתן גישה והרשאה מתאימה למשתמשים מקומיים ומרוחקים (אפילו בסניפי הארגון מעבר לים) ושיתוף הקבצים באמצעות רשת המחשוב ותקשורת ענן חוסך את הזמן שהעובדים מבזבזים על חיפוש מסמכים בארכיונים ובקלסרים. המסמכים (חשבוניות, תעודות משלוח, הזמנות, חוזים וכדומה) יכולים להיות משותפים ומשימות שבעבר נמשכו ימים יכולות להסתיים כיום תוך דקות!
סקאנבוק מספקת שירותי סריקה וניהול מסמכים עבור ארגונים במגוון רחב של מגזרים, לא משנה מה הדרישות שלהם, כולל שירותי סריקה, אפילו לחומרים רגישים ועדינים.
לפרטים אודות התוכנה לארכיון דיגיטלי ולהזמנת שירותי סריקה חייגו עכשיו ל: 054-5880050.