פתרון AI מתקדם לניהול מסמכים וזיהוי אוטומטי של שדות
כל עסק אוגר מסמכים מרגע הקמתו. ככל שהוא גדל וחולף הזמן – כמות המסמכים גדלה. כאשר כמות המסמכים והקלסרים גדלה, שטחי האחסון מצטמצמים. שטחי הארכיב שמתמלאים מקטינים את השטח הפנוי בעסק והצפיפות חוגגת. לארגון המחזיק ארכיב מסמכים פיזי יש הוצאות על כוח אדם, ציוד ושטחי אחסון לקלסרים.
הוא חייב לשמור על המסמכים בתנאים סבירים כיוון שאין לו גיבוי או עותקים של המסמכים המאוחסנים. לשם כך עליו להשקיע במדפים, ארוניות, קלסרים, ציוד לכיבוי אש, מערכת אזעקה, אוורור, ניקיון ועוד. את העלויות הגבוהות הללו ניתן להקטין על ידי ביצוע סריקת מסמכים ומעבר למערכת ניהול מסמכים מקוון.
כיצד חוסכים כסף וזמן עם מערכת AI לניהול מסמכים?
המערכת החדשנית שלנו משלבת טכנולוגיות AI ומספקת פתרון מקיף לניהול מסמכים דיגיטלי עם תמיכה בלמעלה מ-200 שפות וזיהוי אוטומטי של כתב יד באנגלית. סקאנבוק מאפשרת ללקוחותיה פיילוט חינם לתקופה מוגדרת במהלכו הלקוח יכול לבדוק את המערכת ללא השקעה וסיכון כספי.
יישומים מרכזיים:
אינטגרציה חלקה עם מערכות פנימיות:
- חיבור פשוט דרך ממשק API מוגדר.
- המרה אוטומטית של מסמכים לא מובנים לפורמט מובנה (JSON) לפי שדות מותאמים אישית.
- סנכרון וולידציה של מאגרי מידע קיימים.
הפקת טבלאות אקסל בהתאמה אישית:
- יצירה אוטומטית של קבצי אקסל מסודרים המותאמים לסוגי המסמכים שלך.
- עיבוד יעיל של מספר רב של קבצים ללא צורך בהגדרות ייחודיות לכל פורמט.
- חיסכון משמעותי בזמן ובמשאבים.
מודל תמחור זול ואטרקטיבי:
- עד 5000 מסמכים – 1 ₪ לעמוד.
- מעל 5000 מסמכים – 0.50 ₪ לעמוד.
- אין תשלום שנתי, אין תשלום ריטיינר.
- אין תשלום על חידוש, אין תשלום לפי משתמשים.
- לכמויות גדולות או צרכים ייחודיים, פנו אלינו להצעה מותאמת אישית.
להצעת מחיר לתוכנה לחצו כאן
כמה מילים על ניהול מסמכים…
המושג "משרד ללא נייר" משקף ניהול מחשובי של ארגון ללא שימוש בניירת ומסמכים וצמצום השימוש בנייר למינימום. המעבר לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" חוסכת לארגון זמן, כסף וטרחה. עסקים, מוסדות וארגונים צוברים במהלך השנים כמויות עצומות של נייר ומסמכים.
בדרך כלל המסמכים מאוחסנים בקלסרים המוצבים על מדפים ברחבי הארגון, ואם לארגון יש שפע של מקום, מוקצה חדר או מחסן בו מאחסנים את ארכיון המסמכים. אחסון המסמכים בארכיון דורש כוח אדם, שטח אחסון, זמן תיוק ושליפה יקרים. במקרה הצורך, כשמחפשים מסמך מסוים, החיפוש יארך דקות ארוכות, ולא בטוח שהמסמך יימצא.
כדי לאפשר גישה נוחה ומהירה למסמכים, ארגונים רבים עוברים לניהול מסמכים בארכיון דיגיטלי ממוחשב. הארכיון מבוסס על אינדקס חכם המוגדר לצרכי המשתמש, כאשר האינדקס הוא סוג של תוכן עניינים דיגיטלי המאפשר ניהול, חיפוש, אחזור ושליפת מסמכים במחשב.
אם הארגון ירצה שהמסמכים ינוהלו לפי חשבוניות, תעודות משלוח, משפחות מוצרים, שמות לקוחות, אזורים וכדומה, ניתן לעשות זאת בקלות. כך או כך, בעת הצורך היכולת לשלוף נתונים או מסמכים קשורים לפרמטר הנבחר, תהיה קלה, זמינה ומהירה.
כמה עולה לכם להשתמש בנייר?
- 80 ש"ח להדפסת מסמך.
- 450 ש"ח למציאת מסמך שתויק בטעות במקום אחר.
- 850 ש"ח לשחזר מסמך אבוד.
- 7.5% מכל המסמכים במשרד הולכים לאיבוד.
- 3% מהמסמכים מתויקים במקומות אחרים בטעות.
- עובדי משרד ממוצע משקיעים 5% מהזמן שלהם בקריאת מסמכים.
- השקעה של 3% מהזמן בחיפוש אחר מסמכים אבודים.
באמצעות סריקת מסמכים ותיוקם במערכת ניהול מסמכים חכמה הם יכולים למנוע 100% מהמקרים של אבדן מסמכים ואיתורם, וזה עוד לפני שדיברנו על עלויות הדיו, הנייר, ההדפסה והמדפסות (כולל ביטוח ותיקונים) לאורך השנה.
ניהול מסמכים במחלקת הנהלת חשבונות
תוכנת ניהול מסמכים במחלקות שונות במשרד מזרזת את זרימת העבודה והמעקב אחר התהליכים השונים, כולל הגעה, חתימה, ביקורת, תיוג ואחסון בתיקיה המתאימה. בדרך כלל מחלקת הנהלת חשבונות עושה שימוש רב בטכנולוגיה הדיגיטלית כדי לשפר את היעילות והביקורת הפנימית. חברות המשתמשות במערכת חשבונאית מבוססת ענן יכולות לצרף מסמכים תומכים לעסקות שונות באמצעות סריקת חשבוניות, הזמנות ותעודות משלוח חתומות המצורפות לתיק הדיגיטלי המסוים.
גם מערכות מבוססות אינטרנט בארגונים השולחים חוזים ומסמכים מחוץ לארגון עושות שימוש מצוין בכך. השיטה הידנית היא ארוכה, מסורבלת וצוברת ערימות של ניירת בדרך, כאשר הסבירות של אבדן מסמכים עולה מתחנה לתחנה. לאלה החוששים מנושא אבטחת המידע נבהיר כי אבטחת המידע בכל אחת מתחנות המעבר שלהם, טובה הרבה יותר מאשר אבטחת המידע של מסמכי נייר.
לשכת סריקה למסמכים
לא בכל משרד סורקים מסמכים בשגרה. משרדים וארגונים שאינם מעוניינים לסרוק את המסמכים שלהם בעצמם יכולים להוציא את עבודת הסריקה לחברה חיצונית. קבלת שירותי סריקה במיקור חוץ על ידי חברה לסריקת מסמכים מאפשרת לארגון לחסוך את עלות ההשקעה בציוד הסריקה ובהכשרת עובדים לביצוע הסריקה בפועל. נכון שסריקת מסמכים בחברה חיצונית עולה לא מעט, אך בחישוב הכללי העלות נמוכה באופן משמעותי מביצוע הסריקה על ידי עובדי הארגון.
מהו ארכיון דיגיטלי?
ארכיון דיגיטלי משמש לניהול קבצי מסמכים, קבצי תמונות, קבצי ספרים דיגיטליים ועוד והוא מאפשר העלאת הקבצים וניהולם לפי פרמטרים מסוימים. ארכיב דיגיטלי יכול להיות מיושם בארגונים עסקיים מחד ובבתים פרטיים מאידך.
אחד היתרונות של ארכיון דיגיטלי על ארכיון נייר הוא היכולת לבצע גיבוי של המידע למצבי אבדן ואסון. ברגע שהמידע הוא דיגיטלי ( קבצי מחשב), מגדירים הליך גיבוי קבוע באמצעי הגיבוי הזמינים כיום, תוך פיזור נכון של מדיית הגיבוי במספר מקומות. דמיינו לעצמכם יצירת גיבוי לארכיון מסמכים פיזי המכיל מיליון דפים…
שירות לסריקת מסמכים
חברות סריקה המציעות שירותים להקמת ארכיון דיגיטלי ממוחשב חייבות לבצע סריקה איכותית של המסמכים ברמה התואמת את דרישות הלקוח. אם הלקוח מעוניין להמיר את המסמכים שנסרקו מפורמט PDF רגיל לפורמט PDF בר עריכה וחיפוש, חשוב שרזולוציית הסריקה תהיה לפחות 300 dpi.
את הקבצים שנוצרו בתהליך הסריקה מאחסנים בתיקייה במחשב וניתן להשתמש בהם כארכיון דיגיטלי הניתן לניוד ממחשב למחשב על גבי אמצעי גיבוי שונים. בכל רגע שתרצו תוכלו לשלוף את המסמך הרצוי בקלות ובמהירות. רצוי לבצע גיבוי של הקבצים הללו על גבי מספר אמצעי אחסון ולשמור כל אחד מהם במבנה אחר לצורך שרידות במקרה של אסון.
במידה והמסמכים קיבלו שמות ייחודיים לכל קובץ ניתן יהיה לאתר אותם באמצעות שאילתא דרך מנגנון החיפוש של מערכת ההפעלה או באמצעות תוכנות ניהול מסמכים היודעות לנתח את הקובץ ולבצע מניפולציות נוספות.
כיצד תדעו אם אתם זקוקים לארכיון ממוחשב?
ברגע שמכל זווית תראו קלסרים וניירות תדעו שהגיע הזמן לבצע סריקת מסמכים ולהקים ארכיון דיגיטלי. זו הסיבה המרכזית שמצדיקה ביצוע סריקת מסמכים – להיפטר מהניירת המיותרת שאתם אוגרים (הכל כמובן לאחר קבלת ייעוץ משפטי מתאים).
ארכיון דיגיטלי ממוחשב הוא פתרון מצוין לארגון המסמכים והתנהלות תקינה של העסק. כדי לעבור למתכונת של משרד ללא נייר, ישנן מספר פעולות שיש לבצע:
- לתייק את המסמכים בקלסרים המתאימים באופן קבוע, רצוי לפי תאריכים ונושאים.
- להזמין שירותי סריקה של חברה לסריקת מסמכים.
- לאחר הסריקה לשלב את הקבצים בתוכנה לניהול מסמכים.
- לסרוק את כל המסמכים באופן קבוע ולא לאגור יותר נייר.
- לבצע גיבוי קבוע לקבצים שנסרקו ולאחסן את אמצעי הגיבוי בכמה מבנים שונים.