רשומות רפואיות מנייר מכילות מידע חשוב ורגיש בנוגע לחולים. מידע כגון לידה, אשפוז, מחלה ועניינים אישיים אחרים. רוב בתי החולים והמרפאות שומרים את המידע הזה בתיקיות בהן מאוחסנת הניירת הרפואית של הפציינט.
כיוון שתיקיות רפואיות אינן ניתנות לשכפול וגיבוי, כאשר קורה אסון (הצפה, שריפה, אבדן וכדומה) ותיקיה מסויימת נפגעת (או כל התיקיות המאוחסנות במרפאה), אבדן המידע המאוחסן בתיקיות הרפואיות הוא מוחלט וכמעט בלתי ניתן לשחזור.
כידוע לכולנו לניירות קשה מאוד לחזור למצבם המקורי ברגע שהם נרטבים או נשרפים. זו הסיבה מדוע בתי חולים, מרפאות ציבוריות או מרפאות פרטיות מחפשים חלופות טובות יותר לשמירה על הרשומות הרפואיות שלהן.
סריקת תיקים רפואיים
הטכנולוגיה הנוכחית מאפשרת לאנשים ליצור עותקים דיגיטליים מניירות. טכנולוגיה זו שימושית מאוד לשמירה על סוגים שונים של מסמכים. כפי שניתן לשמור תמונות וקטעי וידאו באופן דיגיטלי בהתקני אחסון כגון מחשבים, סמארטפונים וכדומה, כך גם ניתן לבצע סריקה של מוצרי נייר מודפסים ולשמור את הקבצים של הניירת שנסרקה.
בתי חולים רבים משתמשים ברשומות רפואיות אלקטרוניות בעצם כך שהם קודם ביצעו סריקה והמרת המסמכים הרפואיים לפורמט דיגיטלי. פעולה זו מייתרת את הצורך בשמירת אלפי תיקים רפואיים המכילים מסמכים רבים שתופסים שטחי אחסון במרפאה. סריקת תיקיות רפואיות גם משפרת את היעילות של הצוות הרפואי בכך שבשעת הצורך לשלוף תיק מסויים, אין צורך לנבור שעות בארכיון ולבזבז זמן משמעותי בחיפוש התיק.
היתרונות של סריקת רשומות רפואיות (תיקיות רפואיות):
1. חסכון במקום
רוב בתי החולים והמרפאות צריכים להקצות חדר מיוחד כדי לשמור את כל הרשומות של הרפואיות של המטופלים שלהם. רשומות דיגיטליות לעומת זאת, דורשות רק פינה בחדר. ברגע שהכל סרוק, התיקיות מאוחסנות במחשב ואינן תופסות שטח פיזי. בדרך כלל סורקים תיקיות של השנים שחלפו ובכך מצמצמים את הצורך באחסון תיקיות רבות בארכיב המקומי. ישנן מרפאות שמבצעות סריקה של כל מסמך שנכנס אליהן וישר מצרפות אותו לתיק הדיגיטלי של המטופל. סריקת רשומות רפואית מאפשרת לכווץ ארכיב שלם לכונן קשיח אחד והמרפאה יכולה להשתמש במקום שהתפנה למטרה מועילה יותר.
2. ביטחון
אחד הסיכונים הגדולים בפגיעה בתיקיות רפואיות היא הסיכון לגניבה. בית החולים הוא מקום פעיל מאוד והרבה אנשים נכנסים ויוצאים בשעריו מידי יום. אתה לא יכול לפקח על כולם. אם יש למישהו אינטרס לגנוב תיק רפואי (דבר ה עלול לגרום לדליפת מידע וחשיפת המידע הסודי של המטופל), קשה מאוד למנוע בעדו לעשות כך.
כאשר יש עותקים דיגיטליים לתיקיה הרפואית, יש מערכת שמנטרת את הגישה של המשתמשים אליה. מנהל הרשת מגדיר למי יש הרשאות צפיה, הדפסה, עריכה וכדומה. כמו כן המערכת מתעדת כאשר מישהו מבצע פעולה במסמכים. זה מגדיל את הביטחון ומציע שקט נפשי למטופלי. המרפאה גם אינה צריכה לדאוג לאבד את הקבצים בגלל שיש להם גיבוי, מה שהופך את שחזור הקבצים בקלות.
3. עלויות עבודה נמוכות יותר
כאשר התיקיות הרפואיות סרוקות והגישה אליהן ושליפת המידע מהן קלה ומהירה, ניתן לחסוך בכוח אדם. במקום להקצות עובד שכל היום יתעסק בהליכה לארכיב, שליפת התיקיות הרפואיות ממקומן ומסירתן לרופא, ואחר כן החזרתן הפיזית למקומן בארכיב, שליפת התיקיה במחשבו של הרופא נעשית מיידית וניתן לחסוך את עלות העובד ולהקצות את הכסף הזה למטרות אחרות.
4. פחות טעויות
מערכות דיגיטליות וסורקי מסמכים מקצועים מבצעים את סריקת התיקיות הרפואיות ולכן אין מקום לטעויות. זה מבטיח שכל הקבצים נסרקים ונשמרים בצורה נכונה. זה חוסך טיפול בבעיות עקב טעויות בניירת. בית החולים הוא סביבה עדינה וטעות אחת יכולה לסכן את חייו של מטופל.
סריקת רשומות רפואית (או סריקת תיקים רפואיים) היא דרך מצוינת לשפר את תהליך עבודה בבתי חולים ובמתקנים רפואיים. זה מקטין את הניירת, מגביר את הביטחון, ומוסיף חלל פנוי.