ההתקדמות הטכנולוגית המהירה שחלה בשנים האחרונות יצרה מציאות חדשה אצל חלק גדול מאזרחי העולם החופשי. אם בעבר השמירה על הפרטיות הייתה חזקה מכל דבר אחר, כיום חלק לא מבוטל מהאנשים חושף את חייו באתרים החברתיים, והוא משתף את כולם בפרטים אינטימיים, סרטוני וידאו ותמונות מחייו.
אתרי הרשתות החברתיות, ובראשם פייסבוק ויוטיוב, מאפשרים לשתף מידע, חוויות, סרטי וידאו ותמונות בין אנשים זרים, באמצעות כתיבת עדכונים והעלאת הסרטים והתמונות מהמחשב האישי או ישירות מהטלפון הסלולארי.
אתרי אינטרנט רבים אחרים מאפשרים לשתף תמונות או לאכסן בהם מסמכים וקבצים בנפח גדול. ההתקדמות הטכנולוגית הגדולה בעשור האחרון יצרה התקני אכסון דיגיטליים לנפחים עצומים של מידע במחירים זולים מאוד, ובכך היא מדרבנת רבים לאכסן מידע דיגיטלי באינטרנט לצורך גיבוי ושמירה (שמאוכסן בדרך כלל במחשב האישי), וכל זאת חינם אין כסף או במחיר זול מאוד.
היכולת לאכסן מידע דיגיטלי רב בהתקני אכסון ניידים או קבועים, מאפשרת לכל אדם או ארגון לבצע המרה ודיגיטציה של המסמכים שלו באמצעות סריקת מסמכים פשוטה ומהירה.
סריקת מסמכים לבדה מאפשרת לשמור את תוכן המידע אך לא לנהל אותו ביעילות. כדי לנהל את המידע באופן חכם ואפקטיבי יש צורך ביצירת ארכיון דיגיטלי הנותן יתרונות רבים אותם לא ניתן לקבל ללא שימוש בתוכנת ניהול מסמכים חכמה.
מהם היתרונות הגלומים בסריקת מסמכים?
יצירת גיבוי נוסף למידע האנלוגי של הארגון – סריקת מסמכים מייצרת עותק דיגיטלי למסמכי המקור ובכך מהווה מעין ביטוח למקרים של אובדן, שריפה, שיטפון, גניבה, הצהבה וכדומה. לאחר הסריקה ניתן לאכסן את הקבצים הדיגיטליים בהתקני זיכרון ניידים הניתנים לנשיאה ממקום למקום, או אפילו באתרי אינטרנט מסוימים ומאובטחים המאפשרים גישה מיידית.
היכולת לשמור מידע רב במקום קטן – בין אם לארגון יש עשרות קלסרים אלפי קלסרים המכילים מיליוני מסמכים, את כולם ניתן לרכז (לאחר הסריקה וקבלת קבצים דיגיטליים) בארכיון דיגיטלי או מספר קטן של תקליטורים או בדיסק חיצוני בנפח בינוני.
כיוון שהגודל הממוצע של דף סרוק הוא כ- 100kb בלבד הוא מאפשר אכסון מיליוני מסמכים בדיסק אחד.
הפחתת שגיאות למינימום – כשהארגון אינו מבצע סריקת מסמכים, איתור המסמך מבוסס על פי חלוקה נושאית או תקופתית בקלסרים ואין ודאות שכל המסמכים אכן תויקו ואוכסנו במקומם. כשהארגון מנהל את המסמכים שלו באמצעות תוכנה לניהול מסמכים ובנוסף מבצע סריקת מסמכים יומית קבועה, קיימת ודאות שכל מידע חדש שנכנס לארגון יימצא במערכת ארכיון דיגיטלי תוך שניות.
גישה מהירה – סריקת מסמכים ואכסון הקבצים הדיגיטליים בארכיון דיגיטלי מאפשרים גישה וניהול מהירים מאוד. כשהמידע הוא בפורמט נייר הגישה והחיפוש מצריכים התערבות פיזית של העובדים, ואילו כשהמידע הוא דיגיטלי, הגישה והחיפוש מתבצעים בלחיצת כפתור. כל המידע נגיש לעובדים ולהנהלה תוך שניות, בקלות ובמהירות.
כל היתרונות הללו אמורים להביא את מקבלי ההחלטות בארגון לבצע מעבר מבוקר וחכם משיטת הניהול האנלוגית לשיטת הניהול הדיגיטלית, וכל זאת
זקוק מיידית להצעת מחיר מסקאנבוק?
חייג עכשיו 054-588-0060