שירותי גריסה בכל הארץ – 054-5880060
בעלי עסקים קטנים עם אוריינטציה טכנולוגית מתקדמת הרוצים נגישות גבוהה לתוכן המסמכים שלהם על חשבון יצירת הרים של קלסרים עמוסי מסמכים (לא מסמכים חשבונאיים), נוקטים בשיטה המבוססת על שלושה אלמנטים:
א. פתיחת חשבון לגיבוי המסמכים באופן מקוון (לדוגמה Dropbox , כונן Google,SugarSync).
ב. רכישת סורק מסמכים מקצועי מהיר וביצוע סריקת מסמכים באופן יומיומי.
ג. רכישת מגרסת נייר גדולה.
שירותי סריקת מסמכים, ספרים, קלסרים ותיקיות
כל המסמכים הנכנסים למשרד נסרקים בסוף היום (או מיד עם כניסתם). את ערימת המסמכים מכניסים למזין הנייר האוטומטי בסורק, לוחצים על לחצן הסריקה הממוקם בחלק הקדמי של הסורק. הסורק מתעורר לחיים ומריץ את ערימת המסמכים במהירות, כאשר במידת הצורך ניתן לתכנת אותו כך שיסרוק את המסמכים מקדימה ומאחור (במידה ואכן יש טקסט בצד האחורי של המסמך). לאחר הסריקה המסמכים נשמרים בתיקיה מיוחדת כקובצי PDF במחשב.
הסורק מבצע סריקה של כל המסמכים ברצף. כיוון שלסורק לא משנה אם המסמכים המיועדים לסריקה הם באותו גודל וצורה, ניתן לערבב מסמכים גדולים וקטנים כאחד. הסורק לא יכעס. כל ערימה של מסמכים יכולה להישמר יחד לקובץ PDF אחד או שכל מסמך יקבל שם רציף באופן אוטומטי. את המסמכים החשובים הנדרשים לשמירה על פי חוק מתייקים בקלסר המתאים. את המסמכים האחרים גורסים.
דיגיטציה של המסמכים ושמירתם כקבצים בפורמט PDF הוא תהליך פשוט אך יעיל מאוד. לאחר שהסורק "מצלם" את המסמך, המחשב מעבד כל אחד מהעמודים הסרוקים ומייצר קובץ בפורמט PDF. אם מעוניינים שהמחשב יבצע גם זיהוי טקסט במסמכים, משתמשים בתוכנת OCR ("זיהוי תווים אופטי").
מסמכי PDF נראים בדיוק כמו המסמכים הסרוקים המקוריים. כאשר התוכנה לזיהוי טקסט (זיהוי תווים אופטי – OCR), מנתחת את המילים על הדף הסרוק, היא יוצרת שכבה נסתרת של טקסט על גבי התמונות ושומרת מחדש את הקובץ. זה מאפשר למשתמש לבצע חיפוש במחשב או חיפוש בקובץ אחר מילים מסויימות שהוא מחפש כדי למצוא כל קובץ במהירות ובקלות.
אם לדוגמה אתה צריך למצוא מסמך ישן שסרקת בשנת 2008 אשר מכיל את המילים "קופת גמל", כל שעליך לעשות זה להקליד בשורת החיפוש של מערכת ההפעלה את המילים "קופת גמל". בתוך שניות המחשב שלך ישלוף את הקובץ או הקבצים המכילים את המילים הללו.אם אתה רוצה להיות מסודר יותר, אתה יכול לארגן את המסמכים הסרוקים בתיקיות מוגדרות במחשב ולהשתמש בסוג כלשהו של תוכנת ניהול מסמכים כדי לארגן אותם טוב יותר.
סריקת המסמכים היא חלק בלתי נפרד מדיגיטציה של נייר, ויש שלב נוסף אחרון כדי לרכז כמויות גדולות של מסמכים מבלי שהם ינגסו בשטח האחסון של הדיסק שלך. לאחר הסריקה אתה צריך להעלות ולגבות את הקבצים באתר לאחסון מקוון כגון Dropbox.
גריסת נייר ומסמכים לעסקים ופרטיים
לבסוף, לאחר שסיימת את הסריקה, הגיבוי והבדיקה שהכל אכן נסרק, אתה יכול לשחרר את ערימת המסמכים היישר לתוך המגרסה. אם הערימה של המסמכים גדולה מדי עבור המגרסה, קנה אחת גדולה יותר. אין דבר מעצבן יותר ממגרסת נייר איטית וחלשה. אם יש לך כמויות של נייר כדאי שתהיה לך מגרסה שמסוגלת לסרוק גם ספר טלפונים במעבר אחד… חוץ מזה, אתה לא גורס את המסמכים רק למען הביטחון שהם לא יגיעו לגורם בלתי רצוי, אתה עושה את זה כדי להיפטר מנייר.
לא רוצה לגרוס בעצמך? הזמן את שירותי הגריסה המיוחדים שלנו. שירות בכל הארץ ללקוחות עסקיים ופרטיים.