שירות לסריקת מסמכים – שירותי סריקת מסמכים
במשך שנים, עסקים רבים העריכו כי בלתי אפשרי ליישם מערכת ניהול מסמכים שאינה דורשת התערבות ידנית כלשהי. מסתבר שכאשר מבצעים סריקת מסמכים ומשלבים אותם בתוכנה לניהול מסמכים מהדור החדש, ניתן לקבל זיהוי אוטומטי של נתוני המסמך תוך מינימום הקלדת נתונים ידנית. התוכנה לוכדת את הנתונים הרלוונטיים מהמסמך ומנתבת אותו לתיקיה המתאימה באופן אוטומטי. לדוגמה, שדות בחשבונית כגון תאריך, מספר החשבונית, מספר הזמנה, מספר הפריטים וכן הלאה, מזוהים באמצעות תוכנת OCR בעברית (או בשפה אחרת שהוגדרה) תוך כדי סריקת המסמך לתוכנה וחוסכת חסכון עצום בהקלדה של המשתמש.
לעבודה עם תוכנת ניהול מסמכים קיימים יתרונות רבים. אם נמדוד כמה זמן משקיעים העובדים בסריקת מסמכים יומיומית והזנה ידנית של נתוני המסמכים למערכת, נגלה שניתן לחסוך עשרות שעות עבודה מידי חודש ולנצל אותם למטרות אחרות במשרד. עבודה עם תוכנת ניהול מסמכים מייעלת את תהליך המרת מסמכי הנייר לקבצים דיגיטליים (ושילובם עם מסמכים דיגיטליים שיוצרו במחשבי הארגון) ומייצרת זמן פנוי לטובת משימות אחרות של העסק ולקוחותיו.
היתרונות בעבודה עם תוכנה לסריקת וניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי):
– סריקת מסמכים ולכידת מידע רלוונטי ממסמכים מודפסים
– לכידה של מסמכים אלקטרוניים (כולל הודעות דוא"ל) ושילובם במערכת
– חיסכון זמן באינדוקס המידע שנסרק למערכת
– החיסכון זמן בשליפת ואחזור המסמכים הנדרשים בשעת הצורך
– שילוב עם מגוון התקני חומרה ומערכות תוכנה (כולל אופיס)
בעבר, מערכות ניהול מסמכים פעלו בעיקר בארגונים גדולים המנהלים כמויות גדולות של מסמכים. כיום, בעקבות ההכרה ביתרונות העצומים בעבודה עם תוכנות לניהול מסמכים, גם ארגונים ועסקים קטנים עושים שימוש בפתרון זה. היכולת להזין ולשלוף מידע מדויק בזמן קצר, חשוב לכל ארגון ועסק ולא משנה גודלו. האפשרות לקבל החלטות במהירות בהסתמך על שליפה מהירה של נתונים מהמערכת מהווה יתרון על המתחרים העושים זאת באופן ידני. בסופו של דבר הזמן מוכיח כי כל עסק או ארגון העובד עם כמויות רבות של מסמכים, צריך פתרון ניהול מסמכים שיעשה את העבודה במהירות ויעילות. לפני עשור שנים, תוכנות ניהול מסמכים היו יקרות ומורכבות, אך כיום הן הרבה יותר קלות לשימוש, ידידותיות, נגישות וזולות, עם גישה מרחוק, יכולת גיבוי נתונים והתאוששות מאסון.
במאה העשרים ואחת הלקוחות מצפים לקבל פתרונות מהירים לבעיות שלהם. ארגון שלא יצעד עם הזרם יישאר מאחור ולקוחותיו יעברו למתחרים המספקים שירות מהיר. עם תוכנת ניהול מסמכים מקצועית, עובדי המשרד הדיגיטלי יכולים להתמודד עם אתגרים רבים יותר ולסייע בהצלחתו של העסק.
זקוק מיידית להצעת מחיר מסקאנבוק?
לשרותי סריקה בלשכת הסריקה או בבית הלקוח
חייג: 054-588-0060