משרדי עורכי דין, קטנים כגדולים, צוברים במהלך השנים כמויות גדולות של ניירת. עורכי דין מחויבים לנהל תיעוד מפורט של הפעילות שלהם בתיק, אך יחד עם זאת, שמירה של התיעוד בנייר תופסת מקום רב בארונות המשרד.
בעידן שבו ניתן לסרוק כל דבר ולאתר אותו בשניות באמת שלא ברורה החיבה לאגירת ניר. בשעת הצורך, חיפוש בקלסרים עמוסי מסמכים אחר דף נדרש גוזל זמן וגם לא יעיל. בנוסף, שמירת תיקי לקוחות למשך שנים באחסון פיזי עולה כסף רב. למרות זאת, עורכי דין רבים מסרבים לסיים את הקשר הארוך שלהם עם הנייר.
מדוע כדאי לעורכי דין לעבוד עם מסמכים דיגיטליים?
מסמכים משפטיים צריכים להיחתם ידנית ואז להיות מודפסים כמה פעמים לצרכים שונים. המעבר לחתימות דיגיטליות מייתרת את הצורך הזה ומאפשרת לחסוך את עלויות ההדפסה. האפשרות לשמור את הניירת כקבצים דיגיטליים מאפשרת איתור מהיר של כל מסמך נדרש. בנוסף, סריקת מסמכים לעורכי דין מהווה גיבוי למקרה של אבדן, נזק, בלאי והשמדת מסמכי המקור.
בתי משפט אוהבים נייר?
בוודאי ובוודאי. גם מערכת המשפט אוהבת להשתמש בנייר. כאשר עורכי דין פונים לבית המשפט עם תיק של לקוח, הם מגיעים עם עגלה עמוסת קלסרי מסמכים המוצגים לשופט ולאנשים נוספים באולם. כדי שלא יהיה צורך בעותקים מודפסים, ניתן להעביר את המסמכים הללו כקבצים דיגיטליים ולחסוך את הנייר הרב שמודפס ומצולם שוב ושוב. לכל מוזמן מספקים טאבלט ואליו מעלים את הקבצים הרלבנטיים. לא יותר פשוט?
עורכי דין שוחרי טכנולוגיה יודעים שמסמכים סרוקים מתקבלים בבתי המשפט, כל עוד הם עומדים בקריטריונים שנקבעו לשימוש בהם. משרדים מודרניים מציבים סורק על כל שולחן וכל הניירת הנכנסת למשרד עוברת סריקה וקטלוג. כאשר יש צורך לאתר את המסמך, ניתן לעשות זאת בלחיצת כפתור. חוסכים בזמן החיפוש ומייעלים את העבודה השוטפת.
